作為領軍人,切忌不分輕重,不應浪費時間

作者: 冼國林 2022年3月19日

政治

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管理大師彼得.杜拉克 (Peter Drucker)曾說:「時間是最匱乏的資源,若無法管理時間,就絕對無法管理其他任何事。」。在時間分配上彼得舉了一個例子:他曾經訪問一間大公司的董事長,董事長說他的時間有 1/3 在跟高階主管談話、1/3 跟重要客戶談話、1/3 投入公益服務。但最後發現他的大部分時間是花在打電話追問工廠進度、幫他熟識的客戶優先插單等事情。由於他的干預,工廠生產速度因而變慢了。

很多人常覺得自己很忙,但靜下來檢討進度的時候,卻得「無事忙」的結論,這是因為大部份時間都在做不重要的事情。這就是彼得所說的,如果一個領導人在時間分配上出了問題,他除了浪費自己的時間外,也浪費了整個企業或機構所有人的時間及影響整個機構的運作效率。

另外,有一些領導人常常出席一些不必要的會議或各式各樣的活動,並慢慢習以為常,卻忽略考慮這些形式主義的會議和活動是否有著生產效益。因為常常出席這些會議和活動,便會浪費不少時間,而形成所謂時間不夠用的情況。

美國前總統艾森豪威爾 (Dwight David Eisenhower) 曾經說過,事情應該按重要和緊急程度在時間上作出先後次序安排,這個就是著名的 <艾森豪法則>。當一個領導人感覺自己時間不夠用的時候,好應該自我檢討,分析一下有否將時間浪費在生產力低的事情上。領導人要懂得在同一空間和時間之下,盡量多做重要的事情才能夠有效運用時間,不能只做一樣而忽略其他。領導人亦應懂得如果分配工作給下屬,並善於利用下屬的能力和專業知識。

大家看完上述時間管理大師的真知灼見後,有沒有發現我們特區政府在時間管理方面出現了嚴重問題呢? 論語曾子篇:  「吾日三省吾身,為人謀而不忠乎?」,這句說話的意思就是說做人應該每天自我反省多次,才可知道自己有沒有犯錯。當然,今時今日很少人能夠做到每日反省自己。但作為領導人,如果只是將「自我反省」掛在口邊而不真正實行,這是不是流於打嘴砲呢?其實當自己發現時間不夠用的時候,便要認真反省一下自己有沒有在浪費時間。

另外我想跟大家分享艾森豪威爾幾句名句:

  1. 一個人要有雄心壯志,但不能自高自大,目中無人。自立自強是生活的基本原則。這句說話的意思是如果自視過高,不聽人言,根本不可能做一個稱職的領導人。
     
  2. 重視特權過於原則的人,兩者均將不保。意思是說如果一個人太重視自己的權位多於原則的話,到最後只會一無所有。
     
  3. 在準備作戰時,我經常發現計劃是不中用的,而規劃則是不可缺少。 這句說話即是我常引用的孫子兵法中所謂「水無常形,兵無常勢」。任何浪費太多時間去籌劃的所謂周詳計劃,很多時候都不切實際。應該先建立一個具體大綱規劃,然後視乎行動展開時所遇到的實際情況,即時作出修正,隨機應變是領導人應有的能力和態度。
     
  4. 戰勝第三次世界大戰的唯一方法,就是阻止它。今天香港也是一樣,要打贏疫情,不是任由他發生,而是要竭盡一切辦法阻止它。

另外,我發覺今天有很多人,包括領袖人物和專家等,都患有一種都市病而不自知,就是太喜歡曝光,甚至曝光成癮。喜歡曝光就像是進食毒品一樣,是會令人上癮的。正如上文所說,任何位居要職的人,其時間應該用得其所。作為領導人和專業人士應該將他們的寶貴時間集中於具生產力的事情上,而不是花時間用於曝光這些事情上。特別是一些專業人士,更不應該為了增加曝光率,就隨意發表一些未有數據支持的所謂專業意見,擾亂民心。

希望大家喜歡我今次的分享,也希望香港特區政府領導班子能夠以此作參考。

2022年3月19日

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